Что входит в эксплуатационные расходы для арендаторов?

С эксплуатационными расходами неизбежно сталкиваются арендаторы и собственники коммерческой недвижимости. Грамотный расчёт затрат и полное понимание, куда и на что уходят средства, помогут избежать значительных переплат и ненужных расходов.

Эксплуатационные расходы — это общие затраты на содержание, использование и ремонт здания. План ЭР необходимо составить в начале нового финансового периода. Подробный план должен содержать обоснование каждого пункта. Величина затрат и график расходов во многом зависит от направления деятельности компании.

Если затраты на эксплуатацию спланированы неверно, выделенных средств может не хватить на весь запланированный срок. Это создаст серьёзные финансовые трудности для организации. Арендаторам коммерческой недвижимости стоит следить за суммами ЭР, чтобы избежать незапланированных переплат.

Что входит в эксплуатационные расходы? 

Затраты на использование коммерческой недвижимости включают в себя:

• использование инженерных систем, оборудования;
• регулярные профилактические осмотры;
• косметический ремонт помещения;
• плановые работы;
• ремонт инженерных систем.

Оборудование и системы, которые требует профилактического или экстренного ремонта:

• сигнализация: пожарная и охранная;

• видеонаблюдение и телекоммуникации;

• канализация и водообеспечение;

• лифтовое хозяйство;

• тепловые сети;

• системы кондиционирования и вентиляции.

К неизбежным расходам относятся:

• комиссионные управляющей компании;

• административные затраты: зарплата обслуживающего персонала;

• уборка помещений и территории, благоустройство;

• расходы на службу безопасности.

Арендаторы не всегда отчётливо представляют, что такое ЭР здания, и из чего они складываются. Собственник может выставить фиксированную сумму без детального описания расходов по каждому пункту.

Договор аренды может содержать условие о том, что арендодатель имеет право в любой момент изменить сумму расходов на эксплуатацию по своему желанию. О системе начислений стоит договариваться заранее и лучше, если она будет прозрачной. За продолжительный период времени переплаты могут выйти в достаточно серьёзную сумму.

Фиксированная сумма расходов на первый взгляд выглядит удобно. Арендатору не нужно вникать во все подробности расходов. Он просто перечисляет ежемесячно определённую сумму. Арендодателю иногда приходится пересматривать расходы на содержание объекта. Это может быть связано с началом нового финансового периода или поиском подрядчика для проведения ремонтных работ. Пересмотр ЭР может быть связан с проверкой рыночной ситуации и оценкой выгоды от существующих условий аренды.

Как арендодатели искусственно увеличивают траты? 

Затраты на использование объекта могут включать дополнительные пункты. На арендатора могут переложить:

• оплату интернета;

• организацию парковки для велосипедов и её уборку;

• украшение территории на праздники.

Эти пункты входят в состав услуг, которые предоставляет собственник здания. Остальные ЭР рассчитываются в соответствии с площадью объекта.

Часто в расходы на эксплуатацию закладываются налоги. Включать их в стоимость аренды незаконно. Налоги арендодатель должен платить государству. Это обязанность, которую нельзя перекладывать на других.

Закон не обязывает раскрывать все расходы на эксплуатацию. Эта информация может быть коммерческой тайной потому, что в ЭР здания могут быть задействованы представители третьих сторон. Прозрачность должна присутствовать только в коммунальных услугах таких как отопление, вода, электричество. Счета за них выставляют коммунальные службы. Арендодатель в данном случае выступает лишь в качестве посредника.

Виды эксплуатационных расходов 

ЭР включают много позиций, но делятся они на следующие виды:

• основные; прямые и косвенные;

• общехозяйственные;

• зависящие и независящие от масштабов движения.

Основные расходы 

Это затраты, связанные с основной деятельностью. К ним могут относиться средства на транспортировку грузов, расходы на ремонтные работы, социальные начисления, скидки на продукцию.

Прямые и косвенные 

К прямым затратам относятся средства, выделяемые на производственную деятельность или выполнение услуг. Косвенные определяются через дополнительные расчёты и распределяются между разными видами продукции.

Общехозяйственные 

Это расходы на управление хозяйством, обслуживание производства. Они включают зарплату сотрудников, обслуживание и содержание помещений, затраты на инвентарь. К общехозяйственным относятся амортизация ОС, отчисления в ремонтный фонд, обслуживание управленческого аппарата, командировочные расходы.

Зависящие и независящие от масштабов движения 

Расходы, зависящие от движения, могут меняться пропорционально масштабу текущих работ. Независящие — это постоянные траты, которые практически никогда не меняются.

Разработка плана ЭР 

Разработка плана ЭР во многом зависит от вида деятельности организации. Цель планирования — обеспечение бесперебойного выделения средств для текущей деятельности. Планирование выполняется по всем статьям затрат. В рамках процедуры учитываются разные нормативы и лимиты.

Планирование — основная, но не единственная составляющая управления ЭР. Управление расходами включает анализ затрат и контроль над ними, обновление нормативной базы.

Планирование подразделяется на несколько этапов:

• расходы на оплату труда;

• социальные отчисления;

• расходы на материалы;

• затраты на коммунальные услуги;

• отчисления на амортизацию.

Грамотный бухучёт 

Основная задача учета ЭР — полное, объективное и своевременное фиксирование трат. Грамотный бухучёт может контролировать расходы, снижать себестоимость и вовремя вводить режим экономии. Разработка плана включает обоснование размера каждого вида затрат.

Дополнительные функции бухучета ЭР:

• следить за выполнением плана;

• уменьшать эксплуатационные расходы;

• предупреждать лишние траты средств;

• искать возможности и способы сэкономить;

• увеличивать эффективность работы компании.

Грамотный бухучёт должен вестись так, чтобы из него можно было получить полную информацию о расходах.

Возмещение ЭР 

Возмещение ЭР актуально, если предприниматель арендует помещение. В этом случае он должен компенсировать расходы собственника на оплату услуг. Траты на возмещение ЭР отражаются в статье расходов 244 «Прочие закупки». Для получения компенсации нужно включить платежи в сумму аренды или составить отдельное соглашение на возмещение затрат.

Система Open Book как помощь арендаторам 

В России набирает популярность система Open Book. Она обеспечивает полную прозрачность затрат. Систему чаще применяют для зданий класса А. В некоторых управляющих компаниях Open Book стала отдельной опцией. Арендаторы, работающие по западным стандартам, интересуются расходами во всех подробностях.

По системе Open Book управляющие компании должны предоставлять подтверждающие документы на все затраты. Запросить их для ознакомления можно в любой момент. Сумма ЭР в этом случае за каждый месяц будет разной. Она будет зависеть от реальных затрат. Если договориться об использовании Open Book заранее, можно избежать значительных регулярных переплат.

Советы при заключении договора аренды 

Предприниматель напрямую заинтересован в заключении договора аренды на выгодных для себя условиях. Прозрачная система платежей — лучший способ избежать ненужных переплат. В договоре должны быть прописаны позиции по всем ЭР. Если есть возможность отказаться от дополнительных услуг, то это нужно оформить в письменном виде.

Заключение 

Уйти от эксплуатационных расходов не удастся, но можно их оптимизировать. Грамотно составленный договор аренды позволит избежать переплат и даст возможность полностью контролировать и планировать затраты на ЭР.

Если вы ищите помещение для своего бизнеса – пройдите на главную и скачайте каталог с лучшими предложениями месяца. Внутри – подборка лотов с фотографиями и цифрами.