Какие вопросы стоит задать при аренде офиса: важные моменты договора аренды

Арендовать крутое помещение для бизнеса — порой задачка со звёздочкой. В Москве огромное количество локаций, бизнес-центров и других сопутствующих факторов. В статье рассказываем, как арендовать офис под ваши задачи, какие могут возникнуть сложности при заключении договора, и как проверить собственника объекта.

Какие вопросы стоит задать арендодателю перед подписанием договора аренды? 

Перед тем, как пожать друг другу руки и поставить подписи — важно проговорить и зафиксировать важные моменты.

Какова стоимость аренды и какие дополнительные платежи включены? 

Обязательно узнайте точный размер ежемесячного платежа. Уточните, входит ли в эту сумму коммуналка, взносы на капитальный ремонт и другие скрытые платежи. А ещё — предусмотрена ли ежегодная индексация арендной платы и насколько.

Каковы условия расторжения договора аренды? 

Выясните у владельца помещения, какие условия досрочного расторжения:

• За какой срок нужно сообщить о своём решении? 
• Будет ли неустойка? Если да, то какая?
• Вернёт ли он залог?
• И другие нюансы.

Каковы сроки аренды и возможность их продления? 

Заранее уточните, на какой срок владелец готов предоставить офис в аренду. Также важно обсудить, на каких условиях он будет готов продлевать сотрудничество: фиксируется ли стоимость, или её будут индексировать каждый год.

На что обратить внимание при осмотре помещения? 

Какова планировка офисного помещения? 

Здесь всё зависит от количества ваших сотрудников, нужны ли вам отдельные переговорные комнаты и зал для совещаний. Возможно, у вас небольшой штат офисных сотрудников, а оставшиеся — редко работают очно. Тогда логичнее организовать места только для первых, а вторым выделить коворкинг — временные места, которые нужно заранее бронировать. Желательно, чтобы в помещении была хотя бы одна мокрая точка — туалет и раковина для сотрудников.

При этом важно думать на перспективу: если вы планируете расширять бизнес и увеличивать штат, тогда лучше спланировать чуть больше рабочих мест. В среднем на одного сотрудника приходится 4м². На деле площадь офиса для 10 человек будет больше, чем 40м², примерно 70-80м².

Какое состояние отделки и инженерных систем? 

Современные коммуникации в хорошем состоянии — один из самых важных пунктов. Уверены, неожиданные потопы или отключение отопления зимой вам не нужны. В идеале, чтобы был дополнительный источник энергии на случай аварийных ситуаций.

Многие офисы сдаются с чистовой отделкой — вам предстоит только обставить помещение. Однако на рынке есть предложения без отделки. Из плюсов — вы сможете сделать дизайн в корпоративных цветах и добавить «жизни» и своих фишек в интерьер. Из минусов — скорее всего придётся выделить внушительную сумму на ремонт и заложить пару месяцев на работы. При этом на период ремонта собственник может предоставить вам арендные каникулы. Так вы будете платить только за эксплуатационные услуги и ЖКХ.

Какова инфраструктура и доступность парковки? 

Наличие в бизнес-центре или в пешей доступности кафе или столовых — весьма веский аргумент при выборе офиса. Даже если ваши сотрудники приезжают пару раз в неделю — важно позаботиться о том, где они будут обедать или перекусывать. Можно организовать небольшую кухню в офисе, но не все готовы приходить на работу с контейнерами и домашней едой.

Даже если потенциальный офис находится рядом с метро, наличие хотя бы пары парковочных мест — однозначно плюс. Особенно, если офис в центре города. Для руководителей, сотрудников из области и ваших клиентов машина может быть приоритетным транспортом.

Какие условия включаются в договор аренды? 

Какие права и обязанности арендодателя и арендатора? 

Нужно помнить, что в договоре важна конкретика. Вместо общих фраз, например, «Арендодатель оплачивает капитальный ремонт» лучше прописать детально «Арендодатель оплачивает капитальный ремонт: исправляет коммуникации, систему вентиляции, проверяет вытяжку и тому подобное». Это поможет избежать конфликтных ситуаций. В таблицах приводим права и обязанности, их нужно конкретизировать и детально проработать с юристами.

И давайте отдельно рассмотрим права и обязанности арендатора

Каковы условия субаренды и передачи прав аренды?

Субаренда и передача прав аренды — это совершенно разные процессы. Но суть у них одна — передача арендатором своих прав на использование помещения третьим лицам. Субаренда — это передача арендатором части или всего помещения в пользование третьему лицу. При этом основной договор с собственником остаётся в силе.

Условия:

1. Согласие арендодателя. Передача объекта третьему лица возможно только с письменного согласия арендодателя. При условии, что иное не прописано в договоре.
2. Срок. Важно — он не может превышать срок действия основного договора.
3. Условия договора: указываем реквизиты основного договора; подробно описываем объект с адресом, площадью и назначением; вносим размер арендной платы и сроки оплаты; прописываем условия расторжения соглашения.
4. Ответственность лиц. Нужно понимать, что основной арендатор несёт полную ответственность за помещение перед арендодателем.
5. Регистрация договора. Если срок аренды более года — нужно зарегистрировать договор в Росреестре.

Передача прав или переуступка — полная передача прав и обязанностей по договору аренду другому лицу.

Условия:

1. Согласие собственника. Передача прав возможна только с письменного согласия арендодателя. 
2. Заключение цессии: договор должен быть оформлен в той же форме, что и основной договор; нужно зарегистрировать в Росреестре.
3. Документы: основной договор; дополнительное соглашение об уступке прав; заявление на изменение сторон договора; уведомление собственника о завершении сделки.

Рассмотрим ключевые различия субаренды и переуступки:

Что касается коммунальных платежей и их распределения? 

Важно определиться, что будет входить в оплату коммунальных услуг. Обычно все эти траты покрывает арендатор:

• электроэнергия и отопление; 
• подача воды;
• клининг офиса;
• интернет;
• вывоз мусора;
• охрану здания.

При этом можно договориться, что часть будет оплачивать арендодатель: например, вывоз мусора, оплату охраны здания и интернет.

Какие документы нужно подготовить для подписания? 

Всё зависит от вашего юридического статуса: физлицо, ИП или юрлицо. Рассмотрим каждый из них.

Для сделки нужно подготовить следующие документы:

1. Договор аренды — несколько экземпляров, зависит от количества сторон сделки.
2. Акт приёма-передачи помещения: нужно указать техническое состояние объекта и прописать передаваемое имущество.
3. Квитанция об оплате пошлины — если нужна регистрация в Росреестре.
4. Заявление на регистрацию договора — для долгосрочных договоров.
5. Кадастровый паспорт с экспликацией или поэтажным планом, где отмечено арендное помещение.
6. Договоры, в которых отмечено наличие электроснабжения, водоснабжения, интернет и так далее.

Согласно статье 651 ГК РФ, все долгосрочные договоры — более 1 года — должны быть зарегистрированы в Росреестре. При этом по статье 433 ГК РФ, договор аренды нежилого помещения без этой регистрации недействителен в отношении третьих лиц.

Как проверить законность договора аренды? 

Чек-лист перед подписанием соглашения:

1. Проверить собственника на наличие долгов. Сделать это можно на сайте исполнительных производств ФССП РФ. Если собственник помещения — компания, тогда ищем в сервисе «Прозрачный бизнес» на сайте ФНС.
2. Запросить справку из ЕГРН и проверить помещение на обременения или уже действующий договор.

Каковы последствия за подписание договора с недобросовестным собственником? 

При выборе помещения крайне важно оценить возможные риски. О некоторых из них мы сейчас расскажем.

1. Помещение с обременениями Спойлер — пользоваться таким объектом не получится. Некоторые собственники ведут длительные суды, в результате имущество могут арестовать и забрать в счёт долгов. И арендатора попросят освободить помещение. 
2. Увеличение арендной платы в любой момент Чтобы с таким не столкнуться, в договоре нужно прописать периодичность индексации, а также её размер. Например, «Арендатор может увеличивать арендную плату не чаще одного раза в календарный год и максимум на 10%. Он обязан уведомить об этом арендатора минимум за 2 месяца до увеличения».

Как оценить юридические риски аренды офиса? 

Как проверить собственника помещения? 

Перед тем как подписывать договор, попросите предоставить вам документы для ознакомления. Это не только поможет проверить собственника, но и снизит риск обмана мошенниками и обезопасит в случае споров с участием правоохранительных органов.

Что нужно запросить:

1. Документ о праве собственности или первичный договор аренды, если мы говорим про субаренду. 
2. Доверенность — если на сделке присутствует не сам собственник, а другое лицо. Проверьте, заверена ли она у нотариуса и предусмотрены ли там полномочия для проведения подобных сделок. Если у контрагента есть права только на хозяйственное ведение объекта — ваша сделка будет незаконной.
3. Учредительные документы организации: ИНН, ОГРН, ЕГРЮЛ.

Что делать в случае нарушения условий договора? 

Арендатор или собственник объекта могут предпринять следующие шаги:

1. Отправить претензию. Если арендодатель или арендатор нарушают условия договора: не передаёт объект вовремя или не проводит ремонт, не платит за аренду или использует объект не по назначению. 
2. Потребовать неустойку или возместить убытки. Такой исход возможен, только если в договоре прописаны подобные условия.
3. Расторгнуть договор. Если сторона не реагирует на письменные претензии, можно обратиться в суд с требованием о досрочном расторжении договора и возврате денег.

Общие рекомендации:

• Фиксировать нарушения. Это могут быть фотографии, показания свидетелей, различные документы.
• Досудебное урегулирование. В первую очередь нужно постараться решить конфликт мирно, не доходя до суда.
• Консультация с юристом. Профессионал вас проконсультирует и поможет грамотно составить стратегию и текст претензии.

Заключение 

Если вы хотите снять или купить коммерческую недвижимость для себя или клиента, заполните форму ниже. Брокеры Whitewill с вами оперативно свяжутся и проведут полноценную консультацию. Мы поможем не только найти подходящее помещение и офис мечты, но и будем сопровождать все этапы сделки.